A vizsga legyen erőt próbáló, ne a beiratkozás: SZTE feladatlista chatbot

Néhány diák már azelőtt lemorzsolódik az egyetemről, hogy beiratkozott volna – például azért, mert elakad a beiratkozási folyamat útvesztőiben. A SZTE-n idén bevezetésre került új chatbot segít, hogy minden gördülékenyen menjen! 

 

Ahhoz, hogy az újonnan felvett hallgatók el tudják kezdeni az egyetemet, rengeteg dolgot kell elintézniük még a tanév kezdete előtt. A chatbot segítségével a hallgatók most már könnyedén átláthatják, hogy melyik feladat után mi következik.

 

Pár hét vagy hónap után mindenkinek van egy-két jólértesült ismerőse, aki szól, ha valamit be kell adni vagy segít, ha nem találunk valamit – az első hetekben azonban majdnem mindenki magára van utalva. Teendőkből pedig nincs hiány: a kollégiumi beiratkozástól a támogatások igényléséig rengeteg olyan dolgot kell elintézni, ami akár évekre meghatározhatja az egyetemisták életét.

 

Könnyebb, ha jól ismerjük az eszközt, amit használnunk kell

 

A megoldásunk a diákok számára jól ismert Facebook Messenger segítségével vezet végig mindenkit a teljes beiratkozási folyamaton. Ennek egyik előnye, hogy nincs szükség semmiféle regisztrációra, a chatbot pedig természetesen teljesen mobilra optimalizált. Az első indítás is nagyon egyszerű, hisz a sikeres felvételről kiküldött e-mail értesítő már tartalmazza a chatbotra mutató linket. Elég, ha ezt a linket megnyitja a hallgató, a rendszer pedig máris tudja, hogy ki ő és milyen karra nyert felvételt. Akkor sincs probléma, ha  a felhasználó nem az értesítő e-mailben található linkről érkezik: ebben az esetben a rendszer indításkor felkínálja a kar választásának a lehetőségét.

 

Az indítást követően automatikusan megjelenik a jövendőbeli hallgató személyre szabott feladatlistája. A feladatlistát megnyitva azonnal látja, hogy éppen milyen feladatokkal kell haladnia, illetve, hogy mennyi idő van még az egyes teendők határidejéig.

 

De hogyan lesz személyre szabott a todo lista? 

 

A rendszert úgy alakítottuk ki, hogy bizonyos feladatok közt feltegyen egy-egy eldöntendő kérdést a hallgatónak. A kérdésre adott válaszok elágazásként szolgálnak a rendszerben, így a hallgatók számára kizárólag releváns feladatok jelennek meg a listában. Ilyen kérdés például, hogy a hallgató szeretne-e kollégista lenni. Ha erre a válasz igen, akkor a rendszer kiküldi számára a kollégiumi férőhely igényléséhez szükséges teendőket. Azonban, ha a hallgató nem szeretne kollégiumban lakni, ezek a feladatok nem fognak megjelenni a számára.

Intuitív, egyszerű, gyors


Minden kérdéshez és todohoz tartozik egy adatlap, ahol a hallgató talál egy leírást az adott feladatról. Az adatlapokon részletesen megtekinthető, hogy mit, meddig, és adott esetben, ha helyszínhez kötött a feladat, hol kell megtenni. A feltüntetett információkon túl található egy “Kapcsolódó gyakori kérdések” blokk is, ahol egyéb hasznos információk találhatóak az egyes feladatokról. A gyakori kérdéseknek egy külön gyűjtőoldalt is létrehoztunk, így a hallgató bármikor könnyedén visszatérhet a GYIK adatlapjára.

A legnagyobb segítséget azonban az jelenti, hogy a rendszer az egyes teendők egymáshoz való viszonyát is figyelembe veszi. Például ha először Neptun-kódot kell szereznünk, s csak aztán adhatjuk be az adategyeztető űrlapot, akkor a listánkon mindaddig nem jelenik meg a második teendő, míg az elsőt el nem végeztük.

 

Nem csak a diákoknak könnyebb

 

Az átláthatóbb beiratkozási folyamat a hallgatókon túl az egyetem munkatársainak is könnyebbséget jelent, hiszen a chatbot rengeteg kérdést megválaszol helyettük. A chatbotot folyamatosan fejlesztjük, a működés monitorozásának köszönhetően pedig jól látható, hogy melyik teendők jelentik a legnagyobb kihívást a gólyáknak, esetleg, hogy melyik todonál akadnak el. Ha azt látjuk, hogy valahol nem egyértelműek az instrukciók, vagy valami megakasztja a folyamatot – például a beiratkozási időpontfoglaláson sokan nem jutnak túl – akkor pár kattintással módosítható a folyamat leírása.

 

A chatbotnak része egy intelligencia is, így a leggyakrabban előforduló témakörökről szöveges üzenet formájában kaphatnak választ a felhasználók. Ha a hallgató mégis megakadna a folyamatban, akkor a profil oldalán keresztül található “Üzenetet írok” gombra kattintva egy űrlapon keresztül egyszerűen felveheti a kapcsolatot az egyetemmel. Ennek az űrlapnak a segítségével kérdezhet a chatbottal, illetve a feladatokkal kapcsolatban is. Emellett a chatbotban megtalálhatja a kari elérhetőségeket is, ahonnan már a kar Tanulmányi Osztályától tud segítséget kérni az egyedi problémák megoldása kapcsán.

 

A todo-lista alkalmazás az SZTE hallgatók életét megkönnyítő UNY egyetemi bot rendszer része, melynek órarend moduljáról néhány hete írtunk.

 

________________________________________________________________________

Ha nem szeretnél lemaradni a RoboRobo Chatbot Studioval kapcsolatos legfrissebb hírekről, kövess be minket LinkedInen: